En del bedrifter er i ferd med å skifte fra Visma Global og Visma Business til skybaserte økonomisystemer som Tripletex, Poweroffice og Business Next.
Dilemmaet er, hva gjør vi med regnskapshistorikken fra det gamle økonomisystemet?
Konvertering av data til nytt system
Grunndata, som kunder, leverandører og artikler konverterer man selvfølgelig, med det er ikke så selvfølgelig å konvertere alle transaksjonsdata til nytt skybasert system. For det første er det ofte ikke så enkelt, og om man i det hele tatt får det til så blir det veldig kostbart.
Oppslagslisens
De fleste Vismaforhandlere anbefaler at man beholder den gamle løsningen for oppslag. I tidligere tider fikk man kjøpt en såkalt «evighetsfirm», men nå kalles den en oppslagslisens. Da har man tilgang til det gamle økonomisystemet, men uten mulighet til å gjøre noe. Det er flott, men likevel må programmet og databaser være aktive. De må teknisk driftes.
Lisens på SQL-databasen koster. Plass på en server koster, og skulle Microsoft (som de da også til tider gjør) gjøre endringer på operativsystemet, så kan det være at man må oppgradere Visma-systemet også, selv om man kun trenger det til oppslag.
Poenget er at øko-system rundt selve oppslagslisensen på Visma fremdeles må være aktivt, og det har sin kostnad.
Xakt Økonomi
Et tredje alternativ kan i mange tilfeller være det enklest, og rimeligste.
For en del år siden utviklet Sodvin en webapplikasjon som viste regnskapsdata fra Visma Global og Visma Business rett i en nettleser. Løsningen heter Xakt Økonomi. Dessverre for Sodvin var det flere konkurrenter innen fremvisning av Vismadata, og systemer som OneStop Reporting tok det meste av markedet. Xakt Økonomi var litt i skyggen.
Nå ser vi at Xakt Økonomi har fått en mulighet til! Løsningen kobler seg rett på SQL-databasen til økonomisystemet, og henter transaksjonsdata rett fra tabellene. Den trenger dermed ikke forholde seg til selve økonomisystemet. Visma Global/Business kan være avsluttet og avinstallert, så lenge databasen er tatt vare på.
Vi har da laget en tjeneste for bedrifter som trenger å ta vare på dataene fra tidligere regnskapsår, og ønsker å kunne gjøre oppslag i regnskapstransaksjoner fra sin «gamle» Vismaløsning.
Har man i sitt gamle system skannede bilag fra dokumentsenter, så vil også disse være tilgjengelige på bilagstransaksjonen i Xakt Økonomi!
Samtidig tar vi vare på SQL-databasen til kunden. Vi lagrer den trygt i to av våre sikkerhetsertifiserte datasentre, slik at kunden kan gjenskape dataene dersom det har behov for dette.
Oppsummert
Å konvertere alle transaksjonsdata over til nytt system koster nesten alltid langt mer enn hva man får igjen. Dersom det i det heletatt er mulig.
En oppslagslisens på det gamle systemet er vel og bra, men applikasjonen og databasen må kjøre aktivt på en maskin, og backupen må forsvarlig tas vare på.
Xakt Økonomi kan gi oppslag i regnskapshistorikken og eventuelt tilknyttede skannede bilag.
Snakk med oss om mulighetene, og les gjerne mer om Xakt Økonomi.