Med Xakt Medlem står du fritt til å benytte deg av en rekke ulike betalingsløsninger når du skal fakturere dine medlemmer. Betalingsflyten kan også automatiseres, slik at du slipper å bruke mye tid til månedlige rutiner og løpende oppfølging av utestående beløp.

Vi går her igjennom de vanligste formene for fakturering, enten det er Ehf-faktura, Avtalegiro, eFaktura eller andre muligheter som faktura på e-post.

 Ved valg av betalingsløsninger, er det spesielt tre faktorer som er viktige å vurdere: 

  • Den totale kostnaden ved fakturarutinene og betalingsoppfølgingen 
  • Arbeidsmengden som betalingsløsningene medfører for deg og din bedrift 
  • Hvilke løsninger som gir raskest mulig betaling og minst mulig tap på oppfordringer 

eFaktura 

Med eFaktura kan du føle deg helt trygg på at fakturaen blir mottatt av kunden, og at den ikke kommer på avveie før den blir betalt. Fakturaen kommer rett inn i nettbanken eller Vipps for enkel godkjenning og betaling av kunden.  

Du kan regne med at hele ni av ti fakturaer blir betalt innen forfall dersom du går over til eFaktura, men husk at det forutsetter at mottaker ha akseptert mottak av eFaktura fakturaen. Ifølge rapporten Digital Index, ønsker 74 prosent av alle nordmenn nå å motta regninger digitalt. 

AvtaleGiro 

For de fleste treningssentre er AvtaleGiro den desidert beste og enkleste betalingsformen. Betalingen blir automatisert, også for medlemmene, og trekkes dermed automatisk fra kontoen hver måned.  

Trening er en aktivitet som krever langsiktighet, og ingen av partene er tjent med hyppige og kortsiktige kost-nytte-vurderinger, som en månedlig fakturagodkjenning ofte fører til. Både senteret og medlemmer er opptatt av et mest mulig sømløst og friksjonsfritt medlemskap. Treningssentre som oppfordrer sine medlemmer til å benytte avtalegiro, har dermed en langt mer stabil medlemsmasse. 

Kredittkortbetaling 

Enkelte treningssentre tilbyr månedlige trekk av kredittkort som betalingsmiddel. Kostnadsmessig kan dette komme på ca. samme nivå som avtalegiro. Men kortbetaling viser seg over tid å være en mye mer ustabil betalingsform. Medlemmer faller ifra raskere.  

Kredittkort må fornyes relativt ofte, i snitt etter halvannet år, noe som også skaper støy og friksjon. Vi ser at mange går tilbake til AvtaleGiro etter dyrekjøpte erfaringer med å trekke kredittkortet. 

EHF-faktura 

EHF (Elektronisk Handelsformat) er statens format for elektronisk fakturering, og er en norsk tilpasning til et felleseuropeisk fakturaformat. Det offentlige er pålagt å kunne ta imot EHF-fakturaer, og mange kommuner og bedrifter godtar ikke lenger andre fakturaformater. 

Xakt medlemmer har mulighet til å sende EHF-fakturaer. Systemet sjekker hvilke av dine forbindelser som ønsker å motta EHF og sender fakturaen automatisk i dette formatet til de det gjelder. 

Papirfaktura 

Det er stadig færre fakturaer som finner veien til deg innimellom reklamemagasinene i postkassen din. Antallet papirfaktura har rast de siste årene, først og fremst fordi det er en kostbar forsendelsesmåte. I tillegg er det også en relativt lav andel av papirfakturaene som blir betalt ved forfall – kun 72 prosent – sammenlignet med andre forsendelsesmåter. 

Faktura på e-post 

Mange forveksler epost-faktura med elektronisk faktura, men epost-fakturaer har flest likhetstrekk med papirfaktura. Epost-faktura vil si at man sender fakturainformasjonen i en vanlig epost, gjerne som PDF-fil vedlagt eposten.  

Dette er den mest usikre forsendelsesmåten, og er ikke lenger å anbefale. I dag mottar de fleste store mengder spam, og innboksen blir så full at mange sliter med å sortere ut alle epostene som faktisk fortjener deres oppmerksomhet. Cyberangrep og falske fakturaer har bidratt til at spam-filtre stopper mange faktura-eposter.  

Selv om fakturaen din ikke skulle bli stoppet i kundens spam-filter, er du likevel ikke sikret at den faktisk blir fanget opp og lest av mottakeren. Kun 66 prosent av fakturaer sendt via epost blir betalt innen forfall. 

Automatisert betalingsflyt 

Uansett betalingsform, må man ha et system for utsendelse og oppfølging av fakturaene. Et riktig system vil automatisk sende ut faktura i det mest hensiktsmessige formatet som er tilgjengelig for hvert medlem. Fakturaer som ikke blir betalt, følges automatisk opp med påminnelser, purringer og videre systematisk oppfølging hos din innfordringspartner.  

Gjennom en systematisk oppfølging, får du inn utestående raskere, reduserer tap på fordringer, og får mer fornøyde kunder - fordi de lettere unngår at utestående hoper seg opp til mer uhåndterbare beløpsstørrelser. 

Det er utrolig mye å spare både i tid og penger ved å velge riktig betalingsflyt. Ta kontakt med oss, og vi hjelper deg med å finne den mest hensiktsmessige løsningen for deg.